Cara Menyampaikan Informasi melalui Telepon

Menyampaikan informasi merupakan hal yang penting untuk dilakukan. Pasalnya, hal ini kadang luput dari perhatian orang-orang entah mungkin bagi mereka yang tidak menganggap serius atau lupa untuk menyampaikan informasi. Keadaan tersebut pun kadang terjadi di dunia kerja pelayanan bisnis, namun tentunya bukan tindakan yang boleh dilakukan. Mengingat dalam dunia pelayanan bisnis harus dilakukan secara profesional tanpa adanya kesalahan.

Penjelasan Menyampaikan Informasi melalui Telepon

Terlebih bagi teman-teman yang bekerja untuk pelayanan jasa dalam menyampaikan informasi, tentu tidak boleh ada kesalahan dalam berkomunikasi dengan klien. Semua hal harus disampaikan secara terperinci dan baik, misalnya terdapat kesalahan dalam mengonfirmasi sebuah pesanan dari klien di awal komunikasi tentu akan memberikan dampak buruk pada tahapan selanjutnya.

Anggap saja dalam sebuah pelayanan bisnis hotel, seseorang membuat reservasi untuk satu kamar. Kemudian teman-teman berperan sebagai operator yang menyampaikan informasi kepada klien, lalu kesalahan kecil terjadi seperti kesalahan menulis identitas atau kesalahan dalam merespon pesanan kamar. Bayangkan apa yang terjadi? Klien akan mengajukan keluhan kepada hotel dan memberikan tanggapan buruk tentunya. Hal ini harus dihindari guna menjaga reputasi hotel. Tentunya teman-teman akan menjadi orang pertama yang dianggap menjadi kesalahan utama.

Maka dari itu, penting untuk selalu teliti dan bersikap hati-hati dalam menanggapi permintaan klien. Dalam menyampaikan informasi kepada klien terdapat beberapa aspek penting untuk dikonfirmasi, misalnya seperti aspek-aspek di bawah ini.

• Identitas

Nama, alamat dan data diri merupakan identitas yang perlu dicatat oleh teman-teman selaku operator dalam menerima pesanan klien. Hal ini penting untuk diperhatikan karena identitas tidak boleh dicatat dengan salah dan penting untuk kembali mengonfirmasi data sekecil apa pun itu. Bahkan detail nama panjang hingga alamat rumah perlu diperhatikan, karena merupakan aspek penting dalam menyampaikan informasi di pelayanan bisnis bahasa Jepang.

• Konfirmasi Pesanan

Aspek selanjutnya yang penting untuk diperhatikan dalam menyampaikan informasi adalah teliti saat menerima atau mengonfirmasi pesanan klien. Perhatikan jenis kamar yang dipesan bila teman-teman bekerja pada pelayanan bisnis jasa hotel, lalu perhatikan adakah permintaan tambahan dari klien agar bisa memenuhi keinginan klien. Tidak lupa untuk menyampaikan informasi tambahan dari kebijakan perusahaan teman-teman, apa saja yang tidak boleh dilakukan. Hal ini akan menjadi pelayanan bisnis terbaik dengan membuat nyaman klien.

Ungkapan Menyampaikan Informasi

Setelah memahami aspek-aspek apa saja yang harus diperhatikan dalam menyampaikan informasi, kali ini teman-teman akan mengetahui mengenai ungkapan-ungkapan apa saja yang biasanya digunakan saat menyampaikan informasi dalam pelayanan bisnis bahasa Jepang.

_____でよろしいでしょうか。

_____de yoroshii deshouka?

Apakah pesanan mengenai _______ sudah benar?

Ungkapan pertama yang biasanya digunakan untuk menyampaikan informasi pelayanan bisnis dalam bahasa Jepang adalah “_____de yoroshii deshouka?”. Ungkapan ini memiliki makna untuk mengonfirmasi kembali hal yang sekiranya penting dicatat, misalnya saat akan mengonfirmasi nama atau nomor telepon dari klien seperti contoh kalimat di bawah ini.

Menyampaikan Informasi Identitas

A : 私はリンです。電話番号は12-32-11-33です。

B : 復唱いたします。お電話番号は12-32-11-33でよろしいでしょうか。

A : はい、そうです。

A : Watashi wa Rin desu. Denwa bangou wa 12-32-11-33 desu.

B : Fukushou itashimasu. Odenwa bangou wa 12-32-11-33 de yoroshii deshouka.

A : Hai, sou desu.

A : Nama saya Rin. Dan nomor telepon saya adalah 12-32-11-33.

B : Baik, saya ulangi ya. Nomor teleponnya adalah 12-32-11-33, apakah sudah benar?

A : Baik, sudah benar.

Contoh percakapan sederhana di atas adalah cara yang baik dalam menyampaikan informasi. Pertama, klien akan menyebutkan identitas diri berupa nama dan nomor telepon. Kemudian, operator akan mengucapkan kembali untuk meyakinkan tidak ada kesalahan dalam menyampaikan informasi. Setelah semua baik-baik saja dan tidak ada kesalahan, maka percakapan bisa diakhiri. Sebuah pelayanan bisnis yang baik akan memberikan kenyamanan bagi setiap kliennya.

Kemudian, selanjutnya adalah ungkapan bagaimana cara menyampaikan informasi dalam bahasa Jepang untuk hal reservasi pesanan. Terdapat ungkapan yang biasanya digunakan untuk mengonfirmasi kembali pesanan dari klien. Seperti contoh ungkapan menyampaikan informasi dalam bahasa Jepang di bawah ini.

Menyampaikan Informasi Pesanan

A : すみません、キムラです。明日の予約したいんですが。。

B : はい、ABCホテルのケンでございます。

A : 明日の予約はできますか。

B : はい、できます。何時ぐらいここに到着しますか。

A : 七時ぐらいあそこに到着するかもしれない。

B : はい、かしこまりました。復唱いたします、ルームは一つです。到着時間は七時でよろしいでしょうか。

A : はい、大丈夫です。

A : Sumimasen, Kimura desu. Ashita no yoyaku shitain desuga…

B : Hai, ABC hoteru no Ken de gozaimasu.

A : Ashita no yoyaku wa dekimasuka?

B : Hai, dekimasu. Nanji gurai koko ni touchaku shimasu ka?

A : Shichi ji gurai asoko ni touchaku suru kamoshirenai.

B : Hai, kashikomarimashita. Fukushou itashimasu, ruumu wa hitotsu desu. Touchaku jikan wa shichi ji de yoroshii deshouka?

A : Hai, daijoubu desu.

A : Permisi, saya Kimura ingin memesan untuk besok.

B : Baik, saya Ken dari hotel ABC.

A : Apakah bisa memesan untuk besok?

B : Tentu saja bisa, kira-kira pukul berapakah tiba disini?

A : Kira-kira mungkin jam 7 saya tiba disana.

B : Baik, saya mengerti. Saya ulangi, untuk pesanan satu kamar. Perkiraan tiba jam 7, apakah sudah benar?

A : Iya, sudah benar.

Contoh persiapan di atas merupakan bentuk menyampaikan informasi dalam bahasa Jepang yang baik dan benar sebagai pelayanan bisnis. Teman-teman bisa menanyakan apa saja yang dibutuhkan oleh tamu atau klien kemudian mencoba memberikan pelayanan terbaik demi kenyamanan tamu atau klien.

Simpulan Menyampaikan Informasi melalui Telepon

Setidaknya terdapat dua hal yang harus dikonfirmasi untuk menyampaikan informasi dalam bahasa Jepang, yaitu mengonfirmasi mengenai identitas dari tamu atau klien serta mengonfirmasi mengenai pesanan dari tamu atau klien. Bila kedua hal ini telah dikonfirmasi dengan baik, maka sisanya hanya tinggal memberikan pelayanan bisnis terbaik berupa pelayanan ramah dan senyuman. Bagaimana teman-teman? Apakah sudah siap untuk menyampaikan informasi dalam bahasa Jepang?