Cara Menyampaikan Panggilan Telepon ke Orang Lain

Setiap perusahaaan memiliki karyawan yang ahli di bagiannya masing-masing. Perusahaan merekrut karyawan sesuai dengan kebutuhan yang ada. Seperti teknisi yang ahli terkait jaringan, bendahara untuk mengelola keuangan perusahaan, sekretaris untuk mengatur kebutuhan pimpinan, dan masih banyak lagi bidang yang ada dalam perusahaan. Pekerjaan yang dilakukan pun menyesuaikan dengan bagian masing-masing, namun ada kalanya saat karyawan tidak bisa mengantisipasi sebuah pekerjaan tentu membutuhkan rekan kerja sebagai bentuk bantuan. Misalnya saat front office mendapatkan panggilan masuk, saat penelepon ingin berbicara dengan bagian lain sudah seharusnya karyawan menyampaikan panggilan kepada karyawan yang bersangkutan. Maka dari itu pembahasan kali ini akan mempelajari bagaimana cara menyampaikan panggilan telepon kepada orang lain.

Cara Menyampaikan Panggilan Telepon

Pembahasan kali ini akan memfokuskan kepada bidang pelayanan bisnis atau dunia pekerjaan. Maka dari itu, bahasa Jepang yang digunakan merupakan bentuk resmi dan sopan bukan bahasa Jepang sehari-hari. Saat adanya panggilan masuk ke perusahaan dan sang penelepon ingin berbicara dengan atasan, apa yang sebaiknya dilakukan?

Sebelum kita menyampaikan panggilan ke atasan, alangkah lebih baik apabila memastikan panggilan terlebih dahulu. Hal ini bertujuan untuk mengetahui dari mana panggilan tersebut berasal dan memiliki tujuan apa. Apabila penelepon dan tujuannya sudah dipastikan, maka barulah kita menyampaikannya ke orang yang dituju. Menyampaikan informasi yang salah termasuk hal fatal dalam dunia pekerjaan terutama di perusahaan Jepang. Oleh karena itu, sebaiknya kita memastikan kembali informasi yang kita terima sebelum disampaikan kembali ke rekan kerja lain atau atasan. Hal ini juga berlaku dalam menyampaikan panggilan telepon.

Ungkapan Menyampaikan Panggilan Telepon

Tindakan memastikan panggilan merupakan hal lazim digunakan dalam dunia pelayanan bisnis. Selain sebagai bentuk sopan santun karena pihak penelepon dan penerima telepon harus saling ‘mengenal’, hal ini pun membuat pekerjaan menjadi cepat selesai karena kebutuhan dari pihak penelepon bisa tersampaikan dengan baik tanpa harus membuang waktu dengan percakapan yang tidak efektif.

Lalu bagaimana cara untuk menyampaikan panggilan telepon yang baik dan benar? Berikut merupakan ungkapan yang biasanya digunakan oleh perusahaan saat akan menyampaikan panggilan telepon.

Memastikan panggilan telepon

やまだ　: 恐れ入りますが、山田でございます。営業部のラニ様をおねがいいたします。

会社　　: 営業部のラニでございますね。少々お待ちください。

Yamada : Osore irimasuga, Yamada de gozaimasu. Eigyoubu no Rani sama wo onegai itashimasu.

Kaisha : Eigyoubu no Rani de gozaimasune. Shoushou omachi kudasai.

Yamada : Mohon maaf mengganggu, saya Yamada. Bisa bicara dengan ibu Rani dari bagian penjualan?

Perusahaan : Ibu Rani, ya. Mohon tunggu sebentar.

Contoh percakapan di atas merupakan cara memastikan panggilan sebelum menyampaikan panggilan kepada orang yang bersangkutan. Penting untuk memastikan siapa yang ingin dihubungi agar panggilan yang disampaikan bisa terhubung dengan baik. Kemudian, setelah itu pihak perusahaan sebagai penerima telepon akan menyampaikan panggilan kepada orang yang bersangkutan.

Menyambungkan panggilan telepon

会社　: ラニさん、山田様から電話が入っております。

ラニ　: 山田さんですね。つないでください。

会社　: はい、かしこまりました。

Kaisha : Rani san, Yamada sama kara denwa ga haitte orimasu.

Rani : Yamada san desune. Tsunaide kudasai.

Kaisha : Hai, kashi komarimashita.

Perusahaan : Ibu Rani, ada telepon dari pak Yamada.

Rani : Oh, Pak Yamada. Baik, tolong sambungkan.

Perusahaan : Baik (saya mengerti).

Setelah memastikan panggilan ingin menghubungi siapa, kemudian pihak perusahaan atau operator harus menghubungi orang yang bersangkutan seperti pada contoh percakapan di atas. Jangan lupa untuk memastikan panggilan kembali apakah karyawan dari perusahaan mengenal penelepon yang melakukan panggilan masuk atau tidak. Selanjutnya bila sudah selesai, sambungkan panggilan sehingga penelepon bisa menyampaikan tujuannya kepada orang yang dituju.

Ungkapan-ungkapan yang sering kali digunakan dalam konteks menyampaikan panggilan adalah sebagai berikut.

• おねがいいたします　             : onegai itashimasu             : mohon bantuannya
• でございます　                         : de gozaimasu                      : bentuk sopan dari kata desu
• しょうしょうまちください　: shoushou machi kudasai  : mohon tunggu sebentar
• でんわがはいっております　: denwa ga haitte orimasu : sedang ada panggilan masuk
• つないでください　                : tsunaide kudasai                : tolong hubungkan/sambungkan
• かしこまりました　                : kashi komarimashita        : baik/dimengerti/saya mengerti/dipahami

Meskipun konteks pembicaraannya beragam, tapi ungkapan-ungkapan yang tertera di atas merupakan ungkapan-ungkapan yang biasanya digunakan saat menyampaikan panggilan kepada rekan kerja atau kepada pihak pimpinan.

Simpulan

Inti dari pembahasan materi kali ini adalah bagaimana cara bersikap profesional disertai sopan santun, salah satunya dalam memastikan penelepon saat ada panggilan masuk sebelum menyampaikan panggilan. Hal ini penting dilakukan agar maksud dan tujuan dari panggilan tersebut bisa tersampaikan dengan baik dan benar sehingga waktu yang dipergunakan menjadi efektif.

Tidak hanya itu, penting untuk mengetahui nama-nama dari karyawan yang bekerja di perusahaan sebagai operator. Karena saat ada panggilan masuk dan menyampaikan tujuannya untuk berbicara dengan karyawan perusahaan, pihak operator sebagai penghubung harus bisa mengetahui bagian dan nama-nama karyawan. Agar menghindari kekeliruan dan salah paham, maka dari itu penting untuk memperhatikan hal-hal detail dalam menyampaikan telepon kepada rekan kerja.

Pembahasan kali ini terbilang cukup singkat dan sederhana, karena hanya membahas cara menyampaikan panggilan telepon ke orang lain atau rekan kerja. Namun hal ini tidak bisa dipandang sepele begitu saja karena mengingat pelayanan bisnis tentu penting untuk dipelajari. Maka dari itu, semoga pembahasan kali ini bisa membantu mina san dalam menyampaikan panggilan kepada rekan kerja dan atasan dalam bahasa Jepang bisnis. Semangat selalu dalam belajar kebudayaan dan bahasa Jepang. Mina san, ganbarimashou!!