Penerapan Horenso dalam Budaya Kerja Jepang

Jika teman-teman berminat untuk memulai pekerjaan di Jepang, penting untuk memahami sebuah istilah dunia kerja bernama horenso. Tidak sedikit orang asing yang merasa kesulitan dengan gaya komunikasi perusahaan di Jepang, meskipun awalnya berjalan baik namun terkadang ada sebuah kesenjangan komunikasi yang dapat membuat perbedaan.

Hou-ren-sou adalah

Apakah teman-teman cukup akrab dengan istilah horenso? Lalu apakah itu horenso dan apakah keterkaitannya dengan dunia pekerjaan? Pada dasarnya, horenso biasanya sering kali ditulis sebagai hou-ren-sou. Dalam terjemahan bahasa Indonesia, istilah ini memiliki arti ‘bayam’. Ya, benar sayur bayam yang biasanya dikonsumsi oleh teman-teman. Lantas apa hubungannya dengan dunia kerja?

Sebenarnya tidak ada kaitannya sama sekali, hanya saja hou-ren-sou mengacu kepada sebuah gaya komunikasi Jepang yang terdiri dari houkoku, renraku, dan soudan. Bila diambil kata awalnya saja maka akan menjadi singkatan hou-ren-sou atau biasanya dilafalkan horenso, selanjutnya apakah terjemahan dari houkoku, renraku, dan soudan ini?

Houkoku memiliki kanji 報告yang memiliki arti ‘laporan’, renraku memiliki kanji 連絡yang memiliki arti ‘menghubungi’, soudan memiliki kanji 相談 yang memiliki arti ‘berdiskusi atau konsultasi’. Ketiga aspek tersebut begitu erat kaitannya dengan gaya komunikasi di Jepang, maka dari itu lebih akrab disingkat menjadi horenso atau hou-ren-sou.

Hou-ren-sou adalah aspek penting dalam dunia kerja yang mulai diperkenalkan oleh CEO Yamanata Security, Tomiji Yamazaki. Beliau menulis sebuah perencanaan dan pelaksanaan atau implementasi horenso di perusahaannya dalam buku yang diterbitkan pada tahun 1982. Bila diterjemahkan ke dalam bahasa Indonesia, buku tersebut memiliki judul “Perkuat Perusahaan dengan hou-ren-sou.

Sejak saat buku tersebut dipasarkan, konsep horenso menyebar luas di Jepang dan diterapkan pada banyak perusahaan. Hou-ren-sou adalah salah satu keterampilan dasar yang harus dimiliki oleh karyawan, konteks di sini tentunya aturan tidak tertulis bagi karyawan di Jepang. Maka dari itu, horenso melekat kepada budaya kerja bangsa Jepang hingga saat ini.

Para karyawan baru biasanya akan mendapatkan pelatihan dasar horenso, prinsip-prinsip yang ada di dalamnya harus mampu dikuasai dengan baik agar bisa terjalin komunikasi efektif serta efisien dengan sesama rekan kerja.

Houkoku

Sebagai karyawan yang memiliki jabatan lebih rendah atau bawahan, teman-teman harus selalu melapor kepada atasan. Di perusahaan Jepang, proses dan hasil kerja memiliki ‘nilai’ yang sama. Bukan berarti hasil adalah segalanya dengan mengesampingkan proses, begitu juga sebaliknya bahwa proses tidak akan berarti bila tidak menjadi hasil yang baik.

Seorang manajer harus mengetahui setiap hambatan dalam kemajuan rekan-rekannya, karena hal tersebut merupakan sebuah tanggung jawab dari manajer. Ketika menghadapi sebuah persoalan kecil atau membuat kesalahan kecil, mungkin bagi segelintir orang atau perusahaan merasa tidak perlu melapor.

Hal ini karena terdapat sebuah perasaan untuk bisa menyelesaikan semua pekerjaan seorang diri tanpa harus melibatkan bantuan dari orang lain, namun langkah tersebut merupakan sebuah kesalahan besar untuk perusahaan di Jepang. Setiap anggota atau karyawan tidak memiliki kewenangan untuk memutuskan sendiri.

Hal yang harus dilakukan adalah segera melapor kepada atasan, bahkan karyawan harus melapor sebelum manajer bertanya tentang perkembangan sebuah pekerjaan kepada rekan-rekan. Tujuannya adalah untuk memberitahu manajer mengenai setiap penugasan, dengan begitu manajer dapat mengawasi semua tahapan pekerjaan.

Sehingga manajer akan segera mengetahui apakah terdapat kesalahan atau tidak, bila terdapat sebuah kesalahan pun maka manajer akan segera membantu untuk menyelesaikan masalah tersebut sehingga tidak mengorbankan banyak waktu bekerja.

Renraku

Renraku mengacu kepada sebuah bentuk informasi yang cepat kepada rekan kerja, perbedaan renraku dengan houkoku adalah pada posisi pelapor. Maksudnya adalah bila houkoku dilakukan oleh bawahan kepada atasan, sedangkan sikap renraku bisa dilakukan oleh siapa saja kepada siapa pun. Misalnya bila teman-teman sebagai atasan pun bisa melakukan renraku kepada bawahan.

Saat memberitahu rekan kerja, teman-teman harus menyampaikan fakta yang sedang terjadi. Tidak diizinkan untuk menyertakan opini dan asumsi, terlebih lagi menambahkan isu-isu yang belum jelas kebenarannya. Misalnya teman-teman masih dalam perjalanan, sedangkan ada sebuah rapat yang harus diikuti. Hal ini membuat teman-teman akan datang terlambat pada rapat tersebut.

Segera hubungi rekan kerja agar pihak kantor bisa mengetahui keadaan dari teman-teman sehingga tahu akan melakukan tindakan apa, dengan melakukan renraku setiap orang akan bisa selalu mengetahui perkembangan sebuah proyek atau kondisi sesama rekan kerja. Hal ini akan mengurangi masalah komunikasi yang ada dan menghindari masalah besar dalam kesalahan komunikasi.

Soudan

Perusahaan di Jepang selalu memandang setiap karyawannya untuk meminta masukan dan berdiskusi setelah menyelesaikan suatu pekerjaan, teman-teman bisa berkonsultasi dengan sesama rekan kerja, tim, maupun atasan. Hal ini biasanya dilakukan secara empat mata atau pribadi, sehingga masalah bisa diselesaikan dengan baik.

Karyawan tidak boleh merasa sendirian dalam melaksanakan suatu proyek, karena hampir keseluruhan perusahaan di Jepang mengutamakan kerja sama tim daripada individu. Meminta waktu untuk berdiskusi dan berkonsultasi bukan berarti menunjukkan ketergantungan atau ketidakmampuan, melainkan tindakan ini merupakan cara untuk melibatkan semua karyawan.

Senioritas merupakan hal penting di Jepang, dengan meminta nasihat atau saran berarti menujukkan rasa hormat dari bawahan kepada atasan. Sikap ini memberikan kesan bahwa teman-teman mengandalkan para senior dan mempercayai pendapat dari atasan karena mau untuk berdiskusi serta meminta pendapat.

Teman-teman pun bisa mempelajari pengalaman dari atasan agar tidak melakukan kesalahan dari pendahulu, hal ini dilakukan agar kesalahan tersebut tidak terulang. Tindakan ini tentu memberikan efisiensi dan efektivitas sehingga tidak banyak membuang waktu serta tenaga dalam mengerjakan suatu hal yang salah.

Pentingkah Horenso?

Horenso diperlukan untuk membuat perusahaan berjalan dengan baik dan lancar, komunikasi yang efektif adalah kunci untuk memastikan banyak orang selalu bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama. Komunikasi yang terus-menerus akan memperkuat ikatan antara sesama rekan kerja maupun antara bawahan dan atasan.

Ketika seorang karyawan berlatih hou-ren-sou dengan baik dan benar, hal tersebut akan membuat individu menjadi lebih percaya diri dan lebih baik. Para manajer percaya bahwa para karyawan akan segera melapor jika sesuatu terjadi pada pekerjaan mereka, hal ini membuat rangkaian kegiatan di perusahaan menjadi lebih tersusun dengan baik.

Tidak hanya itu saja, jika semua karyawan menerapkan horenso dalam setiap rangkaian kegiatan pekerjaan maka semua orang bisa saling membantu satu sama lain. Adanya pro dan kontra merupakan hal yang lazim terhadap sebuah hal, tindakan ini berkaitan dengan budaya tempat kerja masing-masing. Setidaknya tidak bisa dipungkiri bahwa horenso memberikan dampak yang baik.

Apakah sikap horenso ini sudah berjalan di Indonesia? Atau justru belum bisa diterapkan dalam kebudayaan di perusahaan Indonesia? Penilaian tersebut kembali lagi kepada teman-teman yang menjalani, meskipun begitu. Bagi teman-teman yang sudah terbiasa atau baru akan memulai menerapkan horenso.

Tetaplah lakukan sikap ini, karena sikap saling menghargai dan menghormati penting untuk selalu digunakan di mana pun teman-teman berada. Tidak ada salahnya untuk saling membantu demi kebaikan bersama, pastikan lakukan dengan maksimal dan berikan kemampuan terbaik dalam bekerja ya!