Wajib tahu! 6 Budaya bisnis Jepang di perkantoran

Setiap negara memiliki kebiasaan dan budaya yang unik mengenai kehidupan sehari-hari, makanan, dan tentu saja bisnis. Jepang tidak terkecuali, dan apa yang mungkin tampak sangat normal di negara asal Anda mungkin dianggap tidak sopan dalam kancah budaya bisnis Jepang. Di sini kita akan membahas tentang etika kerja orang Jepang, budaya kantor mereka, dan beberapa tips tentang cara sukses berbisnis di Jepang. Menurut Anda apa rahasia sukses saat bekerja di Jepang? Jawabannya ada di bawah!

Etika dalam budaya bisnis Jepang

Beberapa elemen yang paling terkait dengan budaya bisnis Jepang adalah pekerjaan seumur hidup (Shushin Koyo), upah berdasarkan senioritas, dan status “seishain”, atau karyawan tetap/penuh tetap.

Sistem “Shushin Koyo (Ketenagakerjaan Seumur Hidup)” diperkenalkan pada 1950-an, ketika Jepang memasuki periode pertumbuhan ekonomi yang pesat, sebagai sarana untuk mengamankan karyawan jangka panjang.

sehingga kemudian muncul istilah “Nenko Joretsu (upah berbasis senioritas),” sebuah sistem di mana seorang karyawan dipromosikan sesuai dengan berapa tahun mereka telah bekerja di perusahaan tertentu dan dekat dengan masa pensiun. Konsep inilah yang menjadi alasan mengapa banyak perusahaan saat ini memiliki sistem perusahaan hierarkis berdasarkan usia.

“Seishain (karyawan tetap)” adalah bentuk pekerjaan yang unik di Jepang. Karyawan tersebut akan bekerja dengan jam tetap dan biasanya dipekerjakan tanpa masa kontrak yang ditentukan, dengan kata lain, mereka dapat tinggal di perusahaan yang sama sampai mereka pensiun.

Di sisi lain, ada juga karyawan “tidak tetap” yang memiliki kontrak yang relatif terbatas. Seorang seishain sering disalahartikan dengan istilah “pekerja penuh waktu”, tetapi karyawan di luar jenis ini di Jepang juga bekerja penuh waktu, jadi keduanya harus dilihat sebagai konsep yang berbeda.

Karyawan reguler (seishain) ini diberikan perlakuan dengan lebih baik jika berhubungan dengan tunjangan, tanggung jawab, dan promosi. Artinya, Anda akan lebih mudah untuk mendapatkan penghasilan yang stabil jika Anda seorang seishain.

Karena berbagai sistem seperti di atas berakar, maka muncullah berbagai etika di tempat kerja.

Salah satu contoh yang paling terkenal adalah penekanan pada kerja tim daripada kemampuan individu. Orang menghargai sikap disiplin terhadap pekerjaan. Mereka juga mementingkan ikatan dengan rekan kerja, karena seseorang kemungkinan akan menghabiskan beberapa dekade mendatang bersama mereka.

6 Aspek Penting Budaya Bisnis Jepang

Anda akan menemukan bahwa dunia bisnis Jepang memiliki berbagai kebiasaan dan aturan yang berbeda dari kebiasaan orang-orang dari negara lain. Orang-orang Jepang menghargai dan menghormati orang lain dan aturan masyarakat, jadi kesuksesan Anda di negara ini sangat bergantung pada seberapa banyak Anda mampu mematuhi aturan.

Di sini kita akan membahas enam aspek penting dari budaya bisnis Jepang yang harus Anda ketahui.

1. Kesederhanaan adalah Kebajikan

Jika Anda mempelajari bahasa Jepang, khususnya bahasa Jepang bisnis, atau barangkali Anda sedang bekerja dengan orang Jepang, Anda akan sering mendengar:

“Keberhasilan proyek ini adalah berkat kerja keras Anda!”

“Tidak, tidak, saya tidak berbuat banyak. Ini berkat kalian semua.” diucapkan dalam bahasa Jepang.

Ketika Anda memuji seseorang atas kerja keras mereka, mereka akan bertindak seolah-olah mereka tidak layak seperti pada contoh di atas, dan mengatakan itu adalah upaya tim. Banyak orang Jepang menganggap menjadi sederhana adalah suatu kebajikan. Penting bagi seseorang untuk menjadi rendah hati, selaras dengan orang lain, dan mempertahankan hubungan yang baik. Mereka yang mampu melakukan ini dengan baik sering dianggap kompeten dalam bisnis juga. Sengaja “merendahkan” diri sendiri untuk meningkatkan status orang lain adalah bentuk komunikasi, dan dihargai sebagai tindakan bijaksana yang menunjukkan rasa hormat.

2. Filosofi “Pekerjaan adalah prioritas”

Anda akan menemukan bahwa banyak karyawan di perusahaan Jepang memiliki filosofi “pekerjaan-utama”, dan akan sering memprioritaskan waktu di tempat kerja daripada teman dan keluarga.

Ini berakar pada periode pertumbuhan ekonomi yang cepat, ketika orang-orang akan bekerja berjam-jam setiap hari dan hampir tidak punya waktu untuk tidur. Filosofi “pekerjaan adalah prioritas” yang menghargai bekerja lembur atau pada hari libur sebagai suatu kebajikan, dan telah lama tertanam dalam budaya bisnis Jepang.

Namun, ini mulai berubah dalam beberapa tahun terakhir. Semakin banyak orang, terutama generasi muda Jepang, yang mulai mendahulukan kehidupan pribadinya di atas pekerjaan. Dalam sebuah survei yang dilakukan oleh pemerintah Jepang pada tahun 2017, mendapatkan hasil bahwa lebih dari 60% orang berusia antara 16 dan 29 tahun mengatakan bahwa mereka memprioritaskan keluarga atau kehidupan pribadi mereka daripada pekerjaan.

Karena bagi mereka keseimbangan kehidupan kerja menggantikan pemahaman bahwa “perusahaan sebagai faktor yang lebih penting dalam kehidupan banyak orang”, pemerintah juga telah mulai mempromosikan reformasi gaya kerja sebagai upaya untuk mengurangi kerja berlebihan karyawan perusahaan di Jepang.

3. Proses sama pentingnya dengan hasil

Dalam budaya bisnis Jepang, sebuah proses sering dianggap sama pentingnya dengan hasil. Hal ini karena perbedaan pendapat dalam sebuah tim dapat menyebabkan penurunan efisiensi.

Anda akan menemukan bahwa banyak rapat di perusahaan Jepang tidak akan banyak membahas permasalahan inti. Sebaliknya, mereka sering kali ini hanya merupakan kesempatan untuk berbagi informasi tentang situasi saat ini dari berbagai proyek yang ditangani. Itu sebabnya di Jepang Anda akan menghadiri pertemuan yang tak terhitung jumlahnya dan diminta untuk mengirimkan beberapa laporan progres untuk proyek yang sedang Anda kerjakan.

Meskipun pertemuan ini tampak tidak berarti, pertemuan itu dijadikan ajang untuk berbagi informasi antara peserta dan membuat keputusan sebagai sebuah tim. Ini dianggap sebagai strategi bisnis yang sukses di Jepang.

4. Menghormati Senior dan Klien

Di Jepang, sangat masuk akal untuk menunjukkan rasa hormat kepada klien dan senior Anda. Misalnya, jika klien atau atasan Anda melakukan atau mengatakan sesuatu yang tidak sepenuhnya benar, Anda tidak boleh menunjukkannya secara langsung. Orang-orang biasanya akan berusaha berlaku rendah diri, sampai-sampai seolah-olah merekalah yang melakukan kesalahan, dan berusaha untuk dengan lembut memberi tahu klien atau bos tentang kesalahan itu.

Selain itu, Anda harus ingat bahwa ada “pemberi” dan “penerima” dalam berbagai situasi.

Misalnya saat bertukar kartu nama, seseorang akan menangani kartu mitra bisnis dengan sangat hati-hati. Ini menunjukkan bahwa mereka menghormati orang lain, dan juga untuk menunjukkan keinginan mereka untuk bisnis yang sukses di antara keduanya.

5. Kesopanan dan Fasad Sangat Dihargai

Rendah hati, kooperatif, harmonis, dan saling menghormati adalah nilai-nilai penting di Jepang.

“Reigi” dan “tatemae” adalah konsep yang sangat penting ketika menghargai salah satu hal tersebut di atas. Mereka dapat diterjemahkan menjadi “kesopanan” dan “fasad” masing-masing.

Tatemae (Fasad)

Bahkan jika seseorang merasa tidak nyaman atau marah, mereka tidak akan menunjukkannya di luar. Ini dilakukan agar mereka tidak semakin memperburuk mood orang lain. Berbeda dengan “tatemae”, perasaan atau ide seseorang yang sebenarnya disebut “honne (perasaan sejati)” mereka.

Reigi (Kesopanan)

“Reigi” adalah kata yang menggambarkan tata krama sosial yang harus dimiliki seseorang untuk bertindak hormat terhadap orang lain. Misalnya, dianggap sopan jika Anda mengunjungi kantor mitra bisnis sebelum Anda mulai bekerja sama dengan tujuan untuk memperkenalkan diri dan mengenal satu sama lain. Tujuannya adalah untuk membangun hubungan yang lebih baik antara kedua belah pihak, yang akan mengarah pada kemitraan yang sukses.

Juga, Anda akan dianggap tidak memiliki etiket jika Anda segera mulai berbicara tentang bisnis dengan seseorang setelah bertemu dengan mereka untuk pertama kalinya. Anda mungkin telah memperhatikan bahwa banyak orang Jepang akan memulai pertemuan bisnis dengan mengobrol tentang topik yang tidak relevan. Tetapi, ini dianggap sebagai pemecah kebekuan yang memungkinkan komunikasi menjadi lebih lancar.

6. Pentingnya waktu dalam budaya bisnis Jepang

Kereta api Jepang terkenal di seluruh dunia karena ketepatan waktunya.

Kereta berjalan persis seperti yang dijadwalkan hanyalah salah satu contoh hal-hal di Jepang yang tepat waktu tanpa cacat, karena ketepatan waktu adalah kunci dalam semua aspek bisnis di Jepang. Baik itu awal jam kerja, waktu rapat, atau acara terjadwal lainnya, tepat waktu dan memenuhi tenggat waktu adalah suatu keharusan.

Terlambat hanya beberapa menit dapat mengakibatkan hilangnya kepercayaan, pertemuan bisnis yang gagal, dan bahkan penurunan gaji.

3 hal yang harus diingat saat bekerja dengan Orang Jepang

Seperti yang Anda lihat, Jepang memiliki banyak aturan etiket bisnis, dan Anda mungkin bertanya-tanya apa yang dapat Anda lakukan agar tidak bertindak tidak sopan.

Kami akan meninggalkan Anda dengan tiga poin yang akan membantu Anda memahami budaya bisnis Jepang dan membangun hubungan yang baik dengan mitra Jepang Anda.

1. Perhatian terhadap orang lain

Orang Jepang menghargai lingkungan yang damai dan harmoni antar kelompok. Untuk alasan ini, orang-orang memiliki pola pikir untuk memisahkan “honne (perasaan yang sebenarnya)” dengan “tatemae (fasad)” mereka tergantung pada situasi dan dengan siapa mereka berinteraksi.

Jika Anda bekerja dengan orang Jepang, Anda harus mempertimbangkan dan berhati-hati agar tidak merusak suasana hati Anda dengan cara apa pun.

Misalnya, jika Anda ingin menolak permintaan dari mitra bisnis, alih-alih hanya mengatakan tidak, Anda dapat membalas dengan kata-kata seperti “Saya akan memikirkannya” atau “Saya akan mendiskusikannya dengan bos saya.”

Bahkan jika pada kenyataannya Anda telah memutuskan untuk menolak sesuatu, jawablah dengan mengatakan bahwa Anda akan berusaha untuk mewujudkannya, Anda menyiratkan bahwa Anda tidak terus terang menolak gagasan tersebut.

Artinya, honne (perasaan sejati) Anda adalah “tidak”, dan tatemae (fasad) Anda adalah “Saya akan memikirkannya.” Ini adalah kebohongan putih yang memastikan lawan bicara tidak tersinggung, dan merupakan contoh bagaimana orang Jepang berusaha mempertahankan perdamaian ketika berada di sekitar orang lain.

2. HoRenSo (Lapor, Komunikasi, diskusi)

Saat bekerja dalam tim di Jepang, penting untuk tidak merusak “wa (harmoni)” kelompok.

Konsep “HoRenSo (Laporkan, Komunikasikan, Konsultasikan)” memainkan peran penting dalam hal ini. Pelaporan, komunikasi, dan konsultasi harus sering dilakukan bila diperlukan akan membantu proyek berjalan dengan lancar. HoRenSo berasal dari bahasa Jepang “hokoku (laporan)”, “renraku (berkomunikasi)”, dan “sodan (berkonsultasi).”

Pada saat seperti apa kita harus menggunakan horenso ini?

• Hokoku: Laporkan keadaan progres pekerjaan Anda saat ini dan reaksi klien kepada atasan Anda.
• Renraku: Pastikan Anda berkomunikasi dan berbagi informasi tentang permintaan dan perubahan klien.
• Sodan: Konsultasikan dengan orang lain (rekan kerja atau atasan) dapatkan saran untuk menemukan solusi.

HoRenSo ini bertujuan untuk memastikan informasi dibagikan dalam tim atau perusahaan, yang mengarah pada peningkatan kinerja dan bisnis yang sukses.

3. Mengerti dan nikmati budaya minum di Jepang

Perusahaan Jepang akan mengadakan kumpul-kumpul untuk berbagai acara bagi karyawan atau dengan mitra bisnis. Ini adalah acara santai yang disebut “nomikai (pesta minum),” dan bukan acara bisnis atau pribadi, tetapi di antara keduanya.

Nomikai sering diadakan dengan tujuan memperdalam hubungan antara rekan kerja. Saat Anda menghadiri salah satu pesta ini, Anda tidak boleh melupakan rasa hormat Anda terhadap yang lain, tetapi Anda biasanya dapat sedikit melonggarkan dan mengobrol dari hati ke hati dengan orang-orang, terlepas dari jabatan atau posisi mereka di kantor.

Gagasan membicarakan pekerjaan di luar kantor mungkin tampak aneh, tetapi kami sarankan Anda mencoba menikmatinya sebagai kesempatan untuk memperdalam pemahaman Anda tentang budaya Jepang dan rekan kerja Anda.

Kesimpulannya Etiket bisnis Jepang itu…

berkisar pada ide-ide seperti “rasa hormat,” “kesopanan,” dan “harmoni.” Ini mungkin sedikit membingungkan bagi pemula yang bekerja di Jepang.

Tetapi ingatlah bahwa setiap konsep ini memiliki arti dan dapat membantu kesuksesan bisnis.

Anda dapat memulai dengan meniru rekan kerja Anda sampai Anda mempelajari sendiri berbagai kebiasaan tersebut. Dan Selanjutnya adalah saat bisa mulai menggunakannya untuk keuntungan Anda!