Cara Menyambut Tamu Reservasi

Cara menyambut tamu reservasi dalam bahasa Jepang bisnis salah satunya adalah dengan menunjukkan sikap sopan santun. Sebuah sikap sopan santun merupakan tindakan yang diperlukan dalam menjalani kehidupan sosial. Saling menghargai sesama, menghormati sesama, dan melakukan tindakan positif tentu juga merupakan peraturan tidak tertulis yang harus ditaati. Sudah selayaknya jika batasan kenyamanan diri kita sendiri adalah kenyaman orang lain. Maka dari itu sebagai makhluk sosial, kita harus mengerti batasan tersebut dan sebisa mungkin jangan melanggar batasan kenyamanan untuk membuat kehidupan sosial yang aman serta damai.

Tidak hanya dalam menjalani kehidupan sehari-hari, sikap sopan santun pun harus dimiliki oleh orang yang bekerja di dunia pelayanan bisnis. Bila kehidupan sehari-hari saja dibutuhkan sikap sopan santun, maka dalam dunia pelayanan bisnis yang bersinggungan dengan orang asing serta berada dalam lingkungan formal pun lebih dibutuhkan lagi. Sikap ini tentu harus dimiliki oleh setiap lapisan pekerja, karena sikap sopan santun merupakan salah satu bentuk pelayanan dalam dunia bisnis yang memberikan makna apresiasi kepada tamu. Maka dari itu, pelayanan yang baik merupakan indikasi penilaian baik atau buruknya sebuah perusahaan.

1. Apa Itu Reservasi?

Berkaitan dengan pelayanan bisnis, terdapat beberapa hal yang harus dipahami sebagai pekerja maupun tamu. Seperti yang telah dijelaskan bahwa pekerja harus memahami sikap sopan santun dalam pelayanan, begitu pula oleh pihak tamu. Bukan berarti kita sebagai tamu bisa bertindak seenaknya karena sudah membayar jasa, namun diperlukan pemahaman dasar selain sopan santun yang harus dipahami oleh kita sebagai tamu.

Contohnya, bila kita merupakan seorang konsumen maka jasa ingin memesan kamar untuk berlibur atau kepentingan lainnya dan aturan dasar mengenai pemesanan harus dipahami dengan baik. Hal tersebut dikenal dengan ‘reservasi’. Apa itu reservasi? Reservasi adalah proses berupa memesan barang atau jasa, kemudian di akhiri dengan transaksi berupa jual beli. Deskripsi tersebut merupakan penjelasan singkat dan sederhana dari reservasi.

Sebagai tamu yang akan memesan tempat dalam konteks ini adalah sebuah hotel untuk menginap, maka kita harus melakukan reservasi terlebih dahulu. Sehingga kita bisa menghemat waktu saat datang ke tempat dan bisa meminta kebutuhan yang diinginkan saat berada di tempat tersebut. Lalu, bagaimanakah cara untuk menyambut tamu reservasi dalam bahasa Jepang bisnis? Materi kali ini akan membahas hal tersebut secara singkat dan sederhana.

2. Ungkapan Menyambut Tamu Reservasi

Setelah mengetahui hal yang harus dilakukan sebagai tamu, kali ini kita akan membahas hal yang harus dilakukan sebagai pekerja pelayanan bisnis saat menyambut tamu reservasi. Konteks tempatnya tidak hanya berlaku di hotel saja tentunya. Berikut merupakan contoh percakapan dan cara menyambut tamu reservasi dalam bahasa Jepang bisnis.

• Reservasi Hotel

A  : いらっしゃいませ。

B  : すみません。先週、予約したケンですが。。。

A  : 少々お待ちください。チェックしておきます。ケン様ですね。二泊の予定ですね。

B  : はい、そうです。

A  : かしこまりました。ご案内いたします。こちらへどうぞ。

A : Irasshaimase.

B : Sumimasen. Senshuu, yoyaku shita Ken desu ga…

A : Shoushou o machi kudasai. Chekku shite okimasu. Ken sama desune. Nihaku no yotei  desune.

B : Hai, sou desu.

A : Kashikomarimashita. Goannai itashimasu. Kochira e douzo.

A : Selamat datang.

B : Permisi. Saya sudah memesan minggu lalu atas nama Ken…

A : Mohon tunggu sebentar. Saya periksa terlebih dahulu. Tuan Ken, ya. Rencana menginap dua hari, ya.

B : Iya, benar.

A : Baik (saya mengerti). Akan saya antar. Silahkan lewat sini.

Contoh percakapan di atas merupakan percakapan singkat dan sederhana yang biasanya dilakukan sebagai pelayanan bisnis. A sebagai front office menyambut tamu reservasi dengan memberikan ungkapan selamat datang “irasshaimase“. Kemudian memeriksa nama dan tanggal pemesanan, tidak lupa untuk memastikan durasi hari menginap tamu. Hal ini penting untuk mencegah kekeliruan antara pihak hotel dan tamu. Setelah itu, di akhir kalimat jangan lupa untuk mengarahkan tamu dengan ungkapan “Goannai itashimasu. Kochira e douzo.” yang memiliki maksud mengantar tamu ke kamar.

• Reservasi Restoran

A : いらっしゃいませ。

B : すみません。昨日予約したですが。。。

A : お名前をお伺いしてもよろしいでしょうか。

B : 私はラニです。

A : ラニ様ですね。お待ちしておりました。こちらへどうぞ。

A : Irasshaimase.

B : Sumimasen. Kinou yoyaku shita desuga…

A : Onamae wo o ukagai shite mo yoroshii deshouka?

B : Watashi wa Rani desu.

A : Rani sama desune. Omachishite orimashita. Kochira e douzo.

A : Selamat datang.

B : Permisi. Kemarin saya sudah memesan…

A : Bolehkah saya menanyakan nama?

B : Nama saya Rani.

A : Ibu Rani, ya. Kami sudah menunggu kedatangan Ibu. Silahkan lewat sini.

Contoh percakapan di atas menjelaskan mengenai cara menyambut tamu reservasi di restoran. Seperti biasa, di awal percakapan dibuka dengan menyambut tamu dengan “irasshaimase“. Setelah itu, jangan lupa menanyakan pesanan dan nama agar tidak terjadi kekeliruan. Sesudah memastikan dan memeriksa, maka jangan lupa untuk mengantarkan tamu ke tempat duduk sebagai bentuk pelayanan.

• Reservasi Melalui Telepon

A : もしもし。

B : はい、ABC ホテルでございます。

A : すみません、予約したいんですが。。。

B : はい、お名前をお伺いしてもよろしいでしょうか。

A : ユスケです。

B : はい、ご到着はいつですか。

A : 明日午後三時ホテルに到着する予定です。

B : はい、何泊の予定ですか。

A : 一泊です。

B : かしこまりました。25日に一泊のお部屋をご用意いたしました。これでよろしいでしょうか。

A : 大丈夫です。ありがとうございます。

B : ありがとうございます。ご到着をお待ちにしております。

A : Moshi moshi.

B : Hai, ABC hoteru de gozaimasu.

A : Sumimasen, yoyaku shitain desuga…

B : Hai, onamae wo ukagai shitemo yoroshii deshouka?

A : Yusuke desu.

B : Hai, gotouchaku wa itsu desuka.

A : Ashita gogo san ji hoteru ni touchaku suru yotei desu.

B : Hai, nanpaku no yotei desuka?

A : Ippaku desu.

B : Kashikomarimashita. 25 nichi ni ippaku no oheya wo goyoui itashimashita. Kore de yoroshii deshouka?

A : Daijoubu desu. Arigatou gozaimasu.

B : Arigatou gozaimasu. Gotouchaku wo omachi ni shite orimasu.

A : Halo.

B : Iya, dengan hotel ABC disini.

A : Permisi, saya ingin memesan…

B : Baik, bolehkah saya menanyakan nama?

A : Nama sama Yusuke.

B : Baik, kapankah perkiraan tiba di hotel?

A : Menurut rencana besok pukul tiga sore hari.

B : Baik, menginap untuk berapa malam?

A : Satu malam.

B : Baik (saya mengerti). Pesanan untuk tanggal 25 satu malam sudah kami siapkan. Apakah ada yang bisa dibantu lagi?

A : Sudah cukup. Terima kasih.

B : Terima kasih banyak. Kami tunggu kedatangannya.

Dalam contoh percakapan telepon di atas dengan konteks memesan kamar hotel, pelayanan yang diberikan adalah menanyakan nama, durasi malam untuk menginap, dan perkiraan tamu akan datang ke hotel. Hal ini lazim dilakukan sebagai bentuk sambutan terhadap tamu dengan memberikan pelayanan yang baik dan benar, kemudian ditutup dengan memeriksa pesanan tamu agar tidak ada kekeliruan.

3. Simpulan Materi Menyambut Tamu Reservasi

Setelah mempelajari cara menyambut tamu reservasi dalam bahasa Jepang, semoga mina san bisa memahami proses apa saja yang dilakukan dalam dunia bisnis salah satunya berupa pelayanan jasa. Contoh-contoh percakapan di atas dibuat secara singkat dan sederhana agar mina san bisa memahami dengan baik rangkaian dalam memesan sebagai tamu dan cara menyambut tamu reservasi dalam bahasa Jepang sebagai pihak penyedia pelayanan jasa. Penting untuk memahami hal-hal berikut.

• Mengucapkan salam sebagai bentuk menyambut tamu.
• Menanyakan kebutuhan tamu.
• Memeriksa data tamu.
• Mengonfirmasi data kepada tamu.

Semoga materi ini bisa membantu mina san dalam dunia pekerjaan ataupun menambah pengetahuan mengenai budaya dan bahasa Jepang. Semangat selalu untuk mina san dalam belajar bahasa Jepang, ganbarimashou!